Il sopralluogo e gli accertamenti degli enti di controllo vengono spesso vissuti in azienda come una momento di tensione da parte dei referenti aziendali. In base all’esperienza Org Numeri per vivere serenamente questi momenti naturali nella vita di qualsiasi azienda è necessario avere chiaro innanzitutto quali sono gli aspetti specifici e prioritari sul quale concentrarsi sia a livello documentale che operativo.

Di seguito si riportano alcuni consigli pratici:

DOCUMENTAZIONE:

L’elenco dei documenti assolutamente necessari e da garantire disponibili in sede di accertamento sono molteplici e dipendono  anche dall’attività specifica e dalla tipologia di impianti presenti in azienda. Lo SPISAL di Treviso  per agevolare le azienda ha redatto un elenco completo della documentazione potenzialmente richiedibile in sede di accertamento (vedi download in calce all’articolo). Questo è uno strumento utilissimo che permette di avere una check list di riferimento da cui partire.

I documenti ovviamente devono esser disponibili e facilmente reperibili pertanto la gestione a livello cartaceo ed informatico deve esser chiara e condivisa da parte degli uffici preposti all’attività di gestione della sicurezza in azienda. Come Org Numeri abbiamo sempre sostenuto l’importanza di tenere un ordine definito di archiviazione documentale, di predisporre raccoglitori con copertine ed indici per facilitare la reperibilità dei documenti, archivi digitali con codifiche condivise e strumenti gestionali web con sistemi di ricerca rapida per facilitare la reperibilità delle informazioni.

Dimostrare agli enti di controllo di governare il processo e la gestione dei documenti è un forte segnale di consapevolezza e competenza dell’azienda che spesso aiuta a partire con il piede giusto.

ISPEZIONE SUL CAMPO:

Durante il sopralluogo è necessario accompagnare e mai ostacolare o contraddire le osservazioni degli ispettori garantendo sempre la massima disponibilità. E’ opportuno prima di iniziare la verifica ispettiva in reparto contattare l’RLS (se presente) affinché partecipi e venga coinvolto in forma attiva al fine di dimostrare un effettivo coinvolgimento e partecipazione attiva dei lavoratori. In sede di verifica è probabile che i pubblici ufficiali facciano quesiti ai lavoratori o chiedano direttamente chiarimenti: per tale motivo è necessario non intralciare e non interrompere la discussione. Nel caso in cui sia richiesto di parlare in privata sede deve esser sempre garantita la dovuta privacy.

I sopralluoghi periodici degli enti di controllo devono esser visti come momenti di approfondimento e crescita, in cui l’azienda può dimostrare l’impegno e l’attenzione profusa verso il tema della sicurezza e salute del lavoro. Eventuali errori e sbavature (sempre presenti anche nelle migliori organizzazioni) vanno presi come spunto di miglioramento e di riflessione. Deve esser sempre garantita l’ottica di collaborazione e di buona volontà.

Per evitare spiacevoli sorprese in sede di accertamento si consiglia come buona prassi di applicare queste buone abitudini:

  • Effettuare  sopralluoghi periodici in produzione (anche a sorpresa) per verificare il comportamento naturale dei lavoratori ed il loro rispetto circa le regole aziendali ed istruzioni di sicurezza impartite (“Gemba walks” nella filosofia LEAN).
  • Nel caso in cui siano riscontrate violazioni, parlare con i lavoratori e cercare di capire le motivazioni profonde per le quali gli addetti non rispettano quanto definito (spesso si rende conto del gap tra il lavoro “immaginato” ed il lavoro “reale” – dimostrando una chiara incompatibilità tra la parte teorica e quella operativa).
  • Abituare gli operatori ad esser coinvolti negli aspetti legati alla sicurezza e fargli partecipare attivamente nella scelta delle soluzioni (questo garantirà il rispetto di quanto definito in quanto condiviso con tutti tramite un processo democratico e partecipativo).
  • Sensibilizzare gli addetti a segnalare eventuali difformità tecniche ed organizzative (anche eventuali incongruenze ed inapplicabilità di istruzioni ricevute): garantir un clima di fiducia e rispetto (“Just Culture” ) è la base per creare una cultura preventiva efficace (se gli addetti temono ripercussioni o non vedono feedback rispetto a quanto segnalato verranno disincentivati e gli errori latenti dell’organizzazione continueranno a crescere). Non cercate colpevoli, cercate soluzioni.
  • Garantire ordine e pulizia nei reparti. Sempre banale dirlo ma un ambiente pulito ed ordinato trasmette già una sensazione di attenzione e controllo maggiore, una sensibilità che viene percepita in sede di controllo. La pulizia garantisce una riduzione dei rischi di natura igienica e chimica e l’ordine dei rischi connessi alla caduta di oggetti,  a livello, urti ed investimenti.
  • Le persone sbagliano e fanno errori. Non bisogna mai dimenticarci che l’errore fa’ parte del nostro esser umani. Per questo durante le nostre verifiche ispettive dobbiamo sempre prestare attenzione alle operazioni a rischio dove il fattore umano è determinante e costruire sistemi di sicurezza “resilienti” che permettano di anticipare e contenere eventuali errori comportamentali. Come diceva J. Reason nel suo famoso libro L’errore Umano “Non possiamo cambiare gli esseri umani ma possiamo cambiare le condizioni in cui lavorano”.

Seguiranno altri articoli con ulteriori tips!

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